Rellenar el modelo 145 (comunicación de datos al pagador)

Qué es el modelo 145 y para qué sirve

El modelo 145 es la comunicación de datos personales y familiares que el trabajador entrega a su pagador (empresa, INSS, mutua, SEPE) para que calcule correctamente la retención del IRPF de su nómina o pensión.

No se entrega a la AEAT: es un documento interno entre tú y quien te paga. La empresa archiva el original y aplica los datos al sistema de nóminas.

Las retenciones aplicadas correctamente dependen de:

• Tu situación familiar.
• Tu número de hijos a cargo.
• Tus circunstancias específicas (discapacidad, hipoteca anterior a 2013, edad).
• Tus otras rentas previstas en el ejercicio.

Cuándo hay que entregarlo

• Al empezar un nuevo trabajo o cobrar una nueva pensión.
• Al cambiar tu situación familiar: matrimonio, divorcio, hijo nuevo, hijo que cumple edad, discapacidad, etc.
• Al inicio de cada año si cambian tus circunstancias respecto al ejercicio anterior.

No es obligatorio entregarlo cada año si no hay cambios — pero muchas empresas lo piden por rutina.

Bloques principales del modelo

1. Datos del perceptor (tú)

• Apellidos y nombre, DNI/NIE, fecha de nacimiento.
• Situación familiar:
  • Casado/a con cónyuge sin ingresos o ingresos < 1.500 €/año (situación 2).
  • Soltero/a, viudo/a, divorciado/a o separado/a con hijos a cargo en familia monoparental (situación 1).
  • Otros casos (situación 3, la más común: soltero sin hijos, casado con cónyuge con ingresos > 1.500 €/año).

Esta situación es clave: cada una aplica una reducción distinta en la base.

2. Hijos y descendientes a cargo

Por cada hijo a tu cargo:

• Fecha de nacimiento.
• Si tiene discapacidad y grado (33-65 %, ≥ 65 %).
• Si convive sólo contigo o si la convivencia es compartida con el otro progenitor (custodia compartida).

Cuantos más hijos, mayor reducción de retención.

3. Ascendientes a cargo

Padres o abuelos > 65 años convivientes contigo o que dependan económicamente. Mayor reducción si ≥ 75 años o con discapacidad.

4. Tu propia discapacidad

Si tienes discapacidad reconocida ≥ 33 %: mayor reducción. Si tienes discapacidad ≥ 65 % o necesidad de ayuda de terceros: aún mayor.

5. Pensiones compensatorias o anualidades por alimentos

Si pagas:

• Pensión compensatoria al ex cónyuge por sentencia de divorcio.
• Pensión alimenticia a hijos no convivientes por sentencia.

Estos importes reducen tu base imponible y, por tanto, la retención.

6. Hipoteca de vivienda habitual anterior a 1/1/2013

Si firmaste tu hipoteca antes del 1 de enero de 2013 sobre tu vivienda habitual y sigues pagándola:

• Tienes derecho a deducción por inversión en vivienda habitual.
• Marca esta casilla. La empresa te aplicará la retención reducida correspondiente.

Las hipotecas firmadas a partir del 1/1/2013 ya no tienen esta deducción (eliminada por la reforma fiscal de 2013).

Cómo se entrega

Vía 1: En papel (la habitual)

1. Tu empresa te entrega el formulario (puede ser el oficial AEAT, o uno interno equivalente).
2. Lo rellenas a mano.
3. Lo firmas y se lo devuelves a Recursos Humanos.
4. Tu empresa lo archiva. NO se envía a la AEAT.

Vía 2: Digital interno (cada vez más común)

Muchas empresas usan plataformas de RRHH (Workday, Personio, A3 Innuva, etc.) donde rellenas el 145 online y firmas electrónicamente.

Plantilla descargable

Puedes descargar el formato oficial en la sede AEAT si tu empresa no te da ninguno (raro).

Casos particulares

Empezar un nuevo trabajo (no es tu primer empleo del año)

El modelo 145 te lo piden en cada empresa nueva. Pero tienes también que comunicar al pagador, si tu salario es superior a 1.500 €/año, que ya has tenido otro pagador anterior (te suben la retención para evitar regularización al hacer la Renta).

Soy autónomo: ¿también lo presento?

No. El modelo 145 es para rentas del trabajo y pensiones, no para autónomos. Como autónomo, ajustas tu retención en factura (15 %, 7 % en primer año + 2 siguientes) y declaras tu IRPF anual.

Voy a tener un hijo en unos meses

Cuando nazca, comunica el cambio a tu empresa con un nuevo modelo 145. La empresa te aplicará menos retención el resto del año. Si no lo comunicas, no hay nada que perder en términos absolutos (te lo devuelven en la Renta), pero “prestas” dinero a Hacienda durante el año.

Mi cónyuge ha empezado a trabajar este año

Si tu cónyuge gana > 1.500 €/año, pasas de situación 2 (con cónyuge sin ingresos) a situación 3 (caso general). Comunícalo a tu empresa con nuevo modelo 145 para que suban tu retención y no te lleves sorpresas en la Renta.

Cumplo 50, 55, 65 años durante este ejercicio

Hay reducciones especiales para mayores de edad. Comunícalo al RRHH al cambiar de tramo.

Soy víctima de violencia de género

Tienes acceso a retención reducida específica acreditando tu situación con la sentencia o medida de protección. Comunícalo al RRHH con el modelo 145 + documentación acreditativa.

Errores frecuentes

• No actualizarlo cuando hay cambios familiares: sigues “prestando” o pagando menos a Hacienda. Si pagas menos, regularizas en la Renta y puede salirte a pagar.
• Marcar hijos que no cumplen los requisitos: hijos con ingresos propios > 8.000 €/año (becas, trabajos, rendimientos) NO cuentan como dependientes.
• Confundir hipoteca anterior y posterior a 2013: marcar la deducción si tu hipoteca es de 2014 en adelante es incorrecto; la empresa te aplica retención reducida que luego te reclaman en la Renta.
• No comunicar pagador anterior cuando cambias de empresa durante el año: tu nuevo pagador retiene como si fuera tu único ingreso, y al sumar todos los pagadores en la Renta sales a pagar mucho.

Preguntas frecuentes

¿La empresa puede negarse a aplicar lo que pongo en el modelo 145? No si los datos son correctos y razonables. Sí puede pedir acreditación (libro de familia, certificado de discapacidad, sentencia de divorcio, etc.). Si tienes dudas o conflicto, escribe con argumentación al departamento de RRHH y, en última instancia, reclama ante la Inspección de Trabajo o la AEAT.

¿Y si miento en el 145? La empresa no responde ante AEAT por lo que tú pongas (con algunas excepciones de evidente falsedad). Si la AEAT detecta que declaraste falsamente situación familiar para reducir retenciones, te sancionan a ti con multa del 50-150 % de lo defraudado + recargos.

Trabajo en dos empresas a la vez: ¿les doy a las dos un 145? Sí, en cada una con tus datos reales. Comunica también a cada una que tienes otro pagador: cada empresa retendrá teniendo en cuenta que no eres su único empleado.

Mi situación cambió en febrero y aún no he comunicado el 145 Comunícalo ya con la fecha actual. La empresa ajustará desde el siguiente recibo. Lo que pagaste hasta ahora de más se regulariza en la Renta del año siguiente — no se pierde dinero.

¿Soy pensionista, también me piden el 145? Sí. El INSS, las mutuas y los planes de pensiones aplican retenciones IRPF en base a un 145 que les entregas al inicio o cuando cambian las circunstancias. Idéntico procedimiento que para asalariados.